İl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri Bilgi Yönetim Sistemi
 İLSİS

İLSİS Hakkında  
Projenin kısa geçmişi  

İl ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüklerinin işlevlerinin bilgi teknolojileri desteğiyle yürütülmesi amacıyla bir yönetim bilgi sistemi projesi oluşturulma çalışmaları 1987 yılında başlamıştır. Bu yılda MEBSİS projesinin bir alt sistemi olarak tasarlanan İLSİS projesinin master plan çalışması yapılmıştır. 1995 yılı, Temmuz ayına kadar projeyle ilgili, kayda değer herhangi bir çalışma yapılamamıştır. 1995 yılı, Temmuz ayında Dünya Bankası kaynaklı kredi ile yazılım ve donanım ihalesi yapılmıştır. İhaleyi kazanan firmalar 1996 yılı Ocak ayından itibaren çalışmalara başlamıştır. İlk geniş alan ağı iletişim altyapısı Türk Telekom A.Ş.’nin Turpak X.25 protokolü ile 14.4 Kbps hızında 2 İl, 2 İlçe, Bakanlık Merkez bina ve BİLGEM Balgat binası arasında tesis edildi. Daha sonra bu iletişim modelinin pahalı olması ve sorunlu çalışması sebepleri ile bu devreler 19.2 Kbps hızında leased line şekline çevrilmiştir. Bu yıllarda ilk defa pilot bölgelere, Bakanlık Merkez Bilgi İşlem bölümüne ve BİLGEM binasına CAT5 yapısal kablolama yapılmıştır. Bu tarihe kadar Bakanlığın bu şekilde bir ağ yapısı bulunmamaktaydı. Bakanlık merkez binada Unix sunumcu terminallerden oluşan bir yapı mevcuttu. Bu arada yazılımlar hazırlanarak tüm İllere gönderildi. Diğer İl bağlantıları henüz olmadığından 1999 yılında dial-up bağlantı sağlandı. Dial-up bağlantı yaklaşık 18 ay kullanıldı. Bu arada Bakanlığımızın internet ihtiyaçlarıda kısıtlı sayıda kullanıcıya dial-up olarak sunuluyordu. Dial-up bağlantının yeterli olmadığı ve sürekli yüksek hızda bir iletişim altyapısı gerektiği için Türk Telekom A.Ş. ile Haziran 2000 tarihinde görüşmeler başlandı ve 14 Eylül 2000 tarihinde MEBNET için protokol imzalandı. Tüm İl bağlantıları Frame Relay protokolü ile (128 Kbps – 1.024 Kbps hız aralığında) Haziran 2001’de tamamlandı. Aynı tarihte, Bakanlığımızın ilk defa 8 Mbps hızında ATM internet erişimi de sağlanmıştı.
 
Pilot bölgeler  

İlk Pilot Bölgeler aşağıda listelenmiştir;
1-Ankara İl Milli Eğitim Müdürlüğü,
2-Çankırı İl Milli Eğitim Müdürlüğü,
3-Çankaya İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,
4-Polatlı İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,
5-BİLGEM Balgat binası,
6-Bakanlık Merkez Bina Bilgi İşlem Bölümü.

Pilot bölgede yazılımlar geliştirilmeye devam ederken yaygınlaştırma işlemine başlandı. 2000 yılı Temmuz ayında tüm İl Milli Eğitim Müdürlüklerine yazılım ve donanım kurulum işlemleri tamamlandı.
 
İl Milli Eğitim Müdürlüklerinin otomasyonu için satın alınan donanımlar

1925 bilgisayar, 648 yazıcı, 81 sunucu bilgisayar, 81 kesintisiz güç kaynağı ve tüm iller için ağ cihazları alınmıştır. Bilgisayar ve çevre birimlerinin dağıtılması sonucunda daktilo, hesap makinesi gibi klasik ofis donanımları yerine günümüz teknolojileri kullanılmaya başlanmıştır.
 
İLSİS çalışma alanları

Internet hizmetleri,
Intranet hizmetleri,
Teknik destek ve bakım hizmetleri,
Elektronik posta hizmetleri,
İLSİS uygulama yazılımları,
Karar destek çalışmaları,
Eğitim çalışmaları,
Web tabanlı uygulamalar,
Merkezi veritabanı oluşturma çalışmaları.
 
İLSİS UYGULAMA YAZILIMLARI

İLSİS uygulama yazılımları; Personel (özlük, atama, inceleme, soruşturma,teftiş), kurumlar (özel kurumlar, devlet kurumları), arşiv-evrak, istatistik, norm işlemleri, öğrenci devam-devamsızlık, kitap seçimi ve yönetim ana modüllerinden oluşmaktadır. Bu modüller içinde 440 alt modül bulunmaktadır.
 
İLSİS uygulama yazılımları ile personelin;

Kimlik bilgileri, nüfus cüzdanı bilgileri, kadro / terfi işlemleri, öğrenim bilgileri, sicil bilgileri, mal bildirim beyannamesi bildirimleri, sendika bilgileri, izin işlemleri, atama/yerdeğiştirme işlemleri, ödül/ceza işlemleri, Bakanlıktan ayrılma bilgileri, bakmakla yükümlü olduğu kişilere ait bilgiler takip edilebilmektedir.Hizmet puan kartı, hizmet cetveli, hizmet süresi anında hesaplanmaktadır.
 
İLSİS uygulama yazılımları ile kurumun;

Gelen ve giden evrak takibi,
Kurum bilgileri takibi,
Kurumlarla ilgili istatistikler,
Kurumda çalışan personelle ilgili bilgiler,
Kuruma ait norm bilgileri,
Kurumlarda okutulan kitaplar takip edilmektedir.
 
İLSİS persformansı

Bakanlık merkez ve taşra teşkilatı bilgisayar kullanımı hızla yaygınlaşmıştır. Sadece il ve ilçe millî eğitim müdürlüklerinde kullanılan bilgisayar sayısı 7.789 dur.
Bakanlık birimleri arasında belge ve bilgi alışverişinde elektronik posta kullanımı alışkanlığı kazandırılmış ve yaygınlaştırılmıştır.
Bakanlık merkez teşkilatı birimleri ve millî eğitim müdürlükleri arasında bilgisayar ağı kurularak buralarda bulunan tüm bilgisayarların 34 MBps hızında internet erişimi sağlanmıştır.
Millî Eğitim Müdürlüklerinin internet sayfaları oluşturmaları için barındırma (hosting) hizmeti sağlanmıştır.
Günlük rutin işlemlere standart getirilmiş, aynı işlemin aynı kalite ve hızda tüm birimlerde yapılması sağlanmıştır.
Örnek;
20 yıllık bir personelin hizmet cetvelini ve hizmet puanını hesaplamak eski sistemde yarım günden fazla sürerken, mevcut sistemde sadece yazıcıdan alma süresi kadardır. Bu işler için süre ortalama %90 azalmıştır.
Bilgi kolay erişilir duruma getirilmiştir. Veri toplama ve bilgi paylaşımında klasik yöntemler bir kenara bırakılarak en son teknoloji kullanılır hale getirilmiştir.
Bakanlık tarafından yapılan tüm işlemler şeffaflaştırılmış, öğretmenlerle ilgili bilgiler öğretmenin erişimine açılmış, Bakanlıkta tutulan bilgilerdeki hatalardan kaynaklanabilecek mağduriyetler ortadan kaldırılmıştır.
Kamu hizmetlerindeki bürokrasiyi azaltmak belki de gelecekte tamamen ortadan kaldırmak için gerekli olan altyapı oluşturulmuştur.
Kamu kurumları arasında personelle ilgili bilgi paylaşımı için gerekli olan ve İçişleri Bakanlığı tarafından verilen kimlik numarasına kullanımına geçiş sağlanmıştır.
7.000 adet elektronik posta hesabı tanımlanarak Bakanlık içinde kullanımı sağlanmıştır. Personel, kurum ve öğrenci bilgileri tek bir noktada toplanarak Karar Destek Sistemi için veri tabanı oluşturulmuştur. Aynı bilginin farklı kaynaklarca yeniden toplanması önlenmiş, güncel bilgi ve erişim sağlanmıştır.
 
Karar Destek Sistemi

Karar destek sistemi çalışmaları tamamlandığında Bakanlık üst düzey yöneticileri, doğru, güncel ve istenilen detayda veriyi anında alabileceklerdir.
 
İLSİS Projesi Nasıl Başladı?

Milli Eğitim Bakanlığında; 2003-2004 öğretim yılı verilerine göre Resmî ve özel 59.797 eğitim kurumunda 16.7 milyon öğrenci öğrenim görmekte, 604.000 öğretmen görev yapmaktadır. Bu sayılara göre hedef kitle göz önünde bulundurulursa Bakanlık, Türkiye’ nin en büyük kurumudur. Kurum içinde yönetim, merkezi bir yapıya sahiptir. Hiyerarşik yapı Bakanlık, il milli eğitim müdürlükleri, ilçe milli eğitim müdürlükleri ve okullar şeklindedir. En uç birime gönderilecek olan bir bilgi, bu hiyerarşik yapı içinde ulaştırılmaktadır. Eğitim politikalarının belirlenmesi, personel ihtiyacının belirlenmesi, yatırım planlarının oluşturulması, bütçelerin hazırlanması, yeni kurumların açılması gibi önemli konulara merkezden karar verilmektedir.

Personel, kurum ve öğrenci bilgilerini takip etmek, gerekli istatistikleri doğru ve zamanında oluşturmak, geleceğe yönelik planlamalar yapmak son derece önemlidir. Bir sonraki yıl okula başlayacak öğrenci sayısını tahmin etmek, gelecek yıl içinde emekli olabilecek öğretmen sayısını belirlemek, okul ve öğretmen ihtiyaçlarını belirleyerek Türkiye genelinde homejen bir eğitim yapısı oluşturmak, Türkiye genelinde öğrenci dağılım ve başarı grafiklerini oluşturmak gibi işlemler ancak bu bilgilerin sağlıklı bir şekilde toplanarak analiz edilmesiyle mümkündür.

Bakanlık, geleceğe yönelik kararları en doğru şekilde almak, Avrupa ülkeleri seviyesinde çağdaş bir eğitim sistemi oluşturarak yönetmek, hızlı, etkin ve doğru kararlar alabilmek, iyi bir iletişim alt yapısı oluşturularak teknolojik imkanları tüm birimleriyle birlikte aynı anda kullanabilen bir kurum olmak, şeffaf bir yapı içerisinde tüm bilgileri personeli ve halkı ile paylaşmak için 1995 yılında İLSİS projesini başlattı. Proje için gerekli olan finansmanı Dünya Bankasından (Proje no: MOE/NEDP/IBRD/3192/05) sağlanacak kredi ile karşılamak üzere planlar yapıldı. Projenin tahmini maliyeti 11 milyon dolardı.

Bakanlıkta, projeyi yürütmek üzere Dünya Bankası tarafından sağlanan danışmanlar ve Bakanlık içinden seçilmiş kişilerden oluşan bir proje ekibi oluşturuldu. Master plan ve ihale şartnameleri bu uzmanlarca hazırlandı.

Proje yazılım ve donanım olmak üzere iki ayrı ihale ile başladı. Yazılım ihalesine katılan firmaların değerlendirilmesi sonucunda, en iyi teklif görülen Halıcı Bilgi İşlem A.Ş. yazılım ihalesini kazandı. Firma sözleşme gereği pilot bölge seçilen Ankara ve Çankırı Milli Eğitim Müdürlükleri ile Polatlı ve Çankaya İlçe Milli Eğitim Müdürlüklerinde çalışmalara başladı. Yapılan çalışmalar sonucunda Milli Eğitim Müdürlüklerinde; Personel, Kurumlar, İstatistik, Arşiv-Evrak, Bütçe- Muhasebe, Demirbaş- Ayniyat ve Yatırım-Tesisler ile ilgili işlemleri yürütmek üzere gerekli olan programlar yazılmaya başlandı.

Yazılım geliştirme çalışmaları devam ederken, il milli eğitim müdürlüklerinde kullanılacak olan bilgisayar sistemleri ve network cihazlarının ihalesi yapıldı. İhale 12 ayrı paket halinde değerlendirildi. Değerlendirme sonucunda Meteksan, Compaq, İhlas ve IBM firmaları ihaleleri kazandı.

Türkiye genelinde 80 il milli eğitim müdürlüğü ( daha sonra Düzce ilinin katılmasıyla 81 oldu ), Ankara’ nın ilçeleri ve Polatlı’ nın okullarında çalışmalar yürütüldü. Bakanlık ile milli eğitim müdürlüklerinde yürütülen çalışmaları koordine etmek üzere, il milli eğitim müdür yardımcılarından ve şube müdürlülerinden seçilen İLSİS koordinatörleri görevlendirildi. Teknik çalışmaları yürütmek üzere de, il genelinde bilgisayar konusunda bilgili, yetenekli ve istekli kişilerden seçilen Bilgisayar ve Ağ Sistemleri Yönetici olarak yetiştirilecek kişiler seçilerek eğitimleri başlatıldı.
İl milli eğitim müdürlüklerinde sistem odası olarak kullanılacak bir oda belirlendi. Binaların elektrik tesisatları incelendi. Tesisatında sorun olan toprak hattı bulunmayan bir çok birim yeniden düzenlendi. Sistem odalarına Bakanlık tarafından sağlanan network cihazları ve sunumcu bilgisayar konuldu. Milli Eğitim Müdürlüğünde çalışan personel, Bilgisayar ve Ağ Sistemleri Yöneticilerince Bilgisayar kullanımı, ofis programları kullanımı eğitimlerinden geçirildi. Bakanlık tarafından sağlanan bilgisayar ve yazıcılar bu eğitimleri almış kişilere verildi. Resmi yazışmalarda daktilo yerine bilgisayar kullanılmaya başladı.

Bilgisayar kullanımları sırasında karşılaşılan sorunları gidermek üzere Bilgisayar ve Ağ Sistemleri yöneticileri sürekli olarak milli eğitim müdürlüklerinde görevlendirildi.

Bina içi kablolama ve network bağlantıları tamamlanan illerin merkez ile bilgisayar bağlantılarının yapılması çalışmalarına başlandı.

İllerde Bilgisayar ve çevre birimleri kurulumları devam ederken Merkezde programlarla ilgili çalışmalar tamamlandı ve illere gönderilmeye hazır duruma getirildi. Programları kullanacak olan kişiler eğitime alınarak, programların çalıştırılması ve kullanılması öğretildi.

Bakanlık, çalışan tüm personele ait verilerin bilgisayar ortamına aktarılması için veri giriş işlemlerini 1999 yılının Temmuz ayında başlattı. Veri giriş işlemleri devam ederken tüm illerin bilgisayar bağlantıları tamamlandı ve çalışır hale getirildi. İl Milli Eğitim Müdürlükleri ile birlikte, Bakanlık merkez teşkilatı birimlerinin de network' e dahil edilmesi çalışmaları tamamlandı. MEBNET adı verilen kurum içi bilgisayar ağı tüm merkez teşkilatları ve il milli eğitim müdürlüklerini, Ankara’nın ilçelerini ve Polatlı’ nın okullarını içermektedir.

İLSİS projesi 1999 yılı sonunda işletime alınmıştır ve bu tarihten beri çalışmaktadır.
 
Proje Hedefleri ve Gelinen Nokta
Kurum içinde bilgi eknolojisi alt yapısı ve bilişim kültürü oluşturmak;

Proje çalışmaları süresince yaklaşık 5000 kişi bilgi teknolojileri eğitimlerinden geçirilmiştir. Hiç bilgisayar kullanmayı bilmeyen bu kişiler bilgisayar okur-yazarı yapılmıştır. 250 kişi Bilgisayar ve Ağ Sistemleri Yöneticisi olarak yetiştirilmiştir. Projeyi yöneten, teknik ve işletim desteği veren kurum içinden seçilmiş personelden oluşan 30 kişilik bir uzman ekip oluşmuştur. Bu ekip benzer projeleri hiçbir destek almadan çok rahatlıkla planlayarak gerçekleştirebilecek seviyededir. Bakanlık tarafından yapılan tüm Bilgi Teknolojisi projelerinde bu uzmanlar görev almaktadır.
 
Bakanlık ve Taşra Teşkilatları iletişim alt yapısını oluşturmak;

İl Milli Eğitim Müdürlükleri, 14 Eylül 2000 tarihinde yapılan protokol gereği, Türk Telekom A.Ş.' den kiralanan ve Frame Relay protokolü ile çalışan hatlarla, 128 Kbps ile 1.024 Kbps arasında değişen iletişim hızları ile Bakanlığa bağlanmıştır. 81 milli eğitim müdürlüğü ve Bakanlık Merkez Teşkilat birimleri bu iletişim alt yapısını kullanmaktadır. Ağdaki çevrimiçi bilgisayar sayısı 2003 yılı sonu itibariyle 4500' dür ve her geçen gün bu sayı artmaktadır.

Bakanlık 34 Mbps hızında bir internet çıkış hızına sahiptir. Bu hız şu an Türkiye' de bir kuruma sağlanan en üst seviyedir. MEBNET' e dahil olan tüm birimler 24 saat kesintisiz ve sınırsız internet kullanımından yararlanmaktadır. Ayrıca kurum içindeki haberleşmelerde kullanılmak üzere intranet oluşturulmuştur. İntranet sadece MEBNET' ten ulaşılabilen bilgileri ifade etmektedir. İntranet sayesinde personel bilgilerine ulaşılmakta, sorgulamalar yapılmakta, atama, sınav sonuçları ve resmi yazılar elektronik olarak yayınlanmaktadır. Bu sayede personelin görevinde olan bir değişiklikten tüm milli eğitim müdürlükleri aynı anda haberdar olmakta, resmi yazılar anında dağıtılabilmektedir. Personelin ihtiyaç duyabileceği bilgilere ve programlara buradan ulaşılabilmektedir. Teknik destek hizmetleri intranet üzerinden yürütülmektedir. Merkez teşkilatının ihtiyacı olan bilgiler intranet sayesinde hızlı bir şekilde toplanabilmektedir. Kurum içinde 2003 yılı sonu itibari ile 7000 kişi aktif olarak elektronik posta hizmetinden yararlanmaktadır. İletişim altyapısı tamamen Bakanlığımız personelince kurulmuştur ve işletimi yine kendi personelimizce yapılmaktadır. 2003 yılı içerisinde tüm okullarımızdan veri giriş işlemlerini sağlamak üzere, okullarımızın internet bağlantı işlemleri için Türk Telekom A.Ş. ile görüşmeler başlamıştır. İlk çalışma Yalova, Kayseri ve Siirt illerinde yapılmıştır.
 
Internet altyapısını oluşturmak ve internet hizmetlerini yürütmek;

Proje başlangıcında Milli Eğitim Bakanlığı WEB sitesi yokken, bugün ortalama günlük 30.000 kişinin ziyaret ettiği bir web sitesi kurulmuştur. Ayrıca milli eğitim müdürlüklerinin kendi sitelerini oluşturmaları için gerekli olan alt yapı hazırlanmış, tüm müdürlükler adına adres sağlanmıştır Bugün tüm İl Milli Eğitim Müdürlüğünün internet sitesi vardır. Diğerleri de yıl sonuna kadar kendi sitesi hazırlayacaktır. İller bu siteler sayesinde öğretmenlerin ihtiyaç duydukları bilgileri yayınlamaktadırlar. İlçe millî eğitim müdürlükleri de kendi adlarına site düzenleyebilmekte ve bağlı oldukları millî eğitim müdürlüğünün sitesinden yayınlamaktadırlar.
 
Milli Eğitim Müdürlüklerinin ihtiyaç duydukları bilgisayar programlarını hazırlamak;

Değişik alanlarda ihtiyacı karşılamak üzere yaklaşık 30 ayrı bilgisayar programı hazırlanmıştır. Bu programlar sayesinde günlük olarak yapılan rutin işlere harcanan süre %90 azalmıştır. Kurum içi ve dışı evrak takibi, personel bilgileri takibi, atama işlemleri, istatistik işlemleri, bütçe ve muhasebe işlemleri ve kurumlarla ilgili işlemler programlar tarafından yapılmaktadır.
 
Etkin, çalışanı mutlu, hızlı çalışan ve modern bir kurum oluşturmak;

Teknoloji kullanımı İLSİS projesi sayesinde kurumun vizyonunu değiştirmiştir. Bakanlık, tüm kademelerinde bilgisayar kullanımı konusunda uzman bir kadroya sahip olmuştur. Teknolojik yeniliklere kolaylıkla adapte olabilecek bir altyapı oluşturulmuştur. Personel işlerini bilgisayar desteğiyle hızlı bir şekilde yapabildiğinden bürokrasi azalmış hizmetlerden yaralanan kişilerin memnuniyeti kazanılarak arttırılmıştır.
 
Şeffaf bir Bakanlık;

Yetkiler doğrultusunda bilgi paylaşımı yapılmaktadır. Yapılan bir atama işlemi anında internete ve intranete açılmaktadır. Atamalar programlarla yapıldığı için itirazlar ortadan kaldırılmıştır. Yayınlanması mümkün olan her türlü bilgi personel ve vatandaşla paylaşılmaktadır.
 
Standartların oluşturulması;

Türkiye genelinde standart bir yapı oluşturulmaya çalışılmaktadır. Tüm işlemlerin İLSİS uygulama yazılımlarıyla yapılmaya başlamasıyla; uygulamadan kaynaklanan farklılıklar ortadan kaldırılacak, aynı iş her yerde aynı şekilde yapılarak aynı sonuca ulaşılacaktır. Karmaşıklığı nedeniyle uygulama sorunlarına neden olan mevzuat, programlanarak uygulama farklılıkları ortadan kaldırılacaktır. Kurum içinde varolan farklı standartlarda hazırlanmış bilgi formları, resmi yazışma şablonları ve raporlar tek bir standartta kullanılabilecektir.
 
Yöneticilerin sisteme dahil edilmesi;

Kurum yöneticilerinin sisteme inanması ve destek olması, mevcut alt yapıyı en iyi şekilde kullanmasıyla sağlanabilecektir. Bilgi teknolojisi kullanmaya, şeffaflığa ve alışkanlıklarını değiştirmeye direnen yöneticiler sistemin çalışmasını engellemektedir. Bu sıkıntıların aşılması için bilgilendirme seminerleri arttırılarak devam etmektedir.
 
Bilginin tek bir noktada toplanmasının sağlanması;

Proje uygulamaya alınmadan önce aynı bilgi Bakanlık birimlerince kurumlardan tekrar tekrar istenmekteyken, artık bilgi iletişim altyapısı sayesinde tekbir noktada toplanmakta ve isteyen kişiler buradan yararlanmaktadır. Bu sayede bilgi tekrarı ortadan kalktığı gibi önemli bir kaynak ve işgücü tasarrufu da sağlanmıştır. Aynı konuda farklı sayılarla ifade edilen açıklamalar ortadan kalkmıştır.
 
Doğru ve güncel bilgiye hızlı erişim sağlanması;

Merkezde oluşturulan veri tabanında bulunan bilgiler, bilginin esas kaynağı olan okullardan alınmaktadır. Veritabanlarında bulunan bilgiler günlük kullanım sonucunda elde edilen güncel veriler olduğu için en son veriye anında ulaşılmaktadır. Bu bilgilerin elde edilmesi için gerekli olan bürokratik işlemler ortadan kalkmıştır. Bilgi, yetkiler doğrultusunda personel ve halkla paylaşılabilmektedir.
 
Kurumun yeni teknolojileri kendi imkanlarıyla takip ederek uygulayabilir hale getirilmesi;

Projenin başından beri her kademesinde görev alarak, ilerleyen safhalarda projeyi devralan Bakanlık personeli, her türlü yenileme ve geliştirme işlemini kendi bilgi ve deneyimleriyle yapmaktadır. Karşılaşılan sorunlar tamamen aşılmaktadır.